Heidelberg setzt auf innovative KI-Protokolle
Effizientere Verwaltung dank Künstlicher Intelligenz
SpeechMind revolutioniert die Verwaltung
Bis zu 80 % Zeitersparnis in der Protokollerstellung
Protokolle zu schreiben kostet Zeit, Konzentration und Präzision. Besonders in der öffentlichen Verwaltung sind Sitzungen lang, komplex und detailreich, die Nachbereitung dauert oft Stunden. In Heidelberg ist das jetzt Vergangenheit: Seit Herbst 2025 setzt die Stadt auf eine digitale Lösung, die mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) automatisch Protokolle erstellt.
Die Software SpeechMind erkennt gesprochene Inhalte, strukturiert sie sinnvoll und liefert präzise Zusammenfassungen. Nach einer erfolgreichen sechsmonatigen Testphase wird die Lösung nun flächendeckend eingesetzt. Das spart Zeit, steigert die Effizienz und sorgt für eine bessere Dokumentationsqualität.
Schrittweise Einführung mit starkem Teamwork
Sichere Integration und Datenschutz nach EU-Standards
„Mit dem Einsatz der KI-Software können wir unsere Mitarbeitenden deutlich entlasten. Die automatisierte Protokollierung spart bis zu 80 Prozent der Zeit und ermöglicht es, dass sich unsere Beschäftigten wieder stärker auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können“, erklärt Stefan Lenz, Leiter der Sitzungsdienste der Stadt Heidelberg. Früher dauerte die Erstellung von Protokollen für Fachausschüsse oder den Gemeinderat oft mehr als 20 Stunden, heute sind es nur noch zwei. Dabei bleibt der Mensch weiterhin im Prozess: Die KI erstellt Entwürfe, die von Fachkräften überprüft und bei Bedarf angepasst werden. So entstehen präzise, rechtssichere und verständliche Protokolle in einem Bruchteil der Zeit.
Die Einführung von SpeechMind erfolgte schrittweise und praxisnah. Zunächst in kleineren Meetings getestet, wurde die Lösung nach positiven Ergebnissen auf den Gemeinderat und die Fachausschüsse ausgeweitet. Unter der Leitung von Sascha Verhoeven unterstützte das Team Innovation die technische und organisatorische Umsetzung maßgeblich.
Durch die enge Zusammenarbeit mit den Sitzungsdiensten entstand ein erfolgreiches Digitalprojekt, das Effizienz, Datenschutz und Zukunftsfähigkeit vereint und Heidelberg als Vorreiter moderner Verwaltung positioniert. Heidelberg zeigt, wie moderne Technologien den Verwaltungsalltag verändern können.
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